EXCEL入力規則「ドロップダウンリスト」超簡単な作り方と活用術
Excelでデータ入力をしているとき、「入力する項目が決まっているのに、毎回手で入力している」ことはありませんか？
手入力は手間がかかるだけでなく、「えんぴつ」と「鉛筆」のように表記がバラバラになる「表記ゆれ」の原因となり、後の集計作業を台無しにしてしまいます。
この問題を一瞬で解決し、データ入力を劇的に効率化してくれるのが、入力規則の「リスト」機能です！
この記事では、ドロップダウンリストの簡単な作成方法と、その便利な活用術を初心者の方にもわかりやすく解説します。
1. 「リスト」機能とは？
「リスト」機能を使うと、セルにドロップダウンメニュー（プルダウン）を作成できます。
ユーザーはそのメニューから選択肢を選ぶだけで済むため、手入力が一切不要になり、データの正確性が保証されます。
2. ドロップダウンリストの簡単な作り方（3ステップ）
最も簡単な「リスト」の作り方は、選択肢を直接入力する方法です。
ステップ1：規則を設定したいセルを選択する
まず、ドロップダウンリストを作りたいセル（例：H13）またはセル範囲を選択します。
ステップ2：「入力規則」ダイアログを開く
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[データ] タブをクリックします。
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[データ ツール] グループにある [データ規則]（または [入力規則]）をクリックします。
ステップ3：「設定」タブで「リスト」と選択肢を設定する
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「設定」 タブをクリックします。
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[入力値の種類] で 「リスト」 を選択します。
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[元の値] のボックスに、選択肢をすべて「半角カンマ（,）」で区切って入力します。
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例:
完了,対応中,保留,未着手
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[OK] をクリックして完了です。
これで、選択したセルに下向きの矢印（▼）が表示され、クリックすると設定した選択肢が表示されるようになります。
3. 【応用】別の場所の選択肢を参照する方法
選択肢が多くて元の値に直接入力するのが大変な場合や、後から選択肢を変更する可能性がある場合は、シート上のセルを参照する方法が便利です。
3-1. 選択肢リストを作成する
まず、同じシート、または別のシートのどこか（例：A列など、目立たない場所）に、選択肢を縦に一覧で入力しておきます。
ここでは文具のリストを商品リストとしています。
3-2. 「元の値」にセル範囲を指定する
上記の「ステップ3」で、[元の値] のボックスに、作成した選択肢のセル範囲（例：$B$12:$B$21）を入力します。
メリット: この方法なら、元のリスト（B12:B21）の内容を修正するだけで、ドロップダウンリストの内容も自動で更新されます。
4. ドロップダウンリストの賢い活用術
ドロップダウンリストを使うことで、以下のようなメリットがあります。
入力時間の短縮と効率化
マウスでクリックするだけで入力が完了するため、手でタイピングする時間が削減され、入力作業のスピードが大幅にアップします。
表記ゆれをゼロにする
事前に決めた選択肢しか入力できなくなるため、「大文字と小文字が混ざる」「漢字やひらがなの表記が異なる」といった、集計を困難にする表記ゆれが完全に解消されます。
補足メッセージで入力を促す
ドロップダウンリストを設定した後、[入力規則]ダイアログの「入力時メッセージ」タブを開き、メッセージを設定すると、セルを選択した際に「このセルはリストから選んでください」といった補足情報を表示させることができます。
この「リスト」機能を使えば、あなたのExcelシートは誰が使ってもミスが起きにくい、正確なデータベースへと進化します。ぜひ今日から活用してみてください！
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この記事を書いているのは、【Excel問題解決Lab.】筆者「16時間」を「5秒処理」化。 Excelユーザー歴25年の経歴を持つ筆者が解説。過去には、事務員さんの年間約192時間の工数削減を実現。削減できた時間は、より付加価値の高い分析業務に充てられるようになり、社内の生産性向上と業務省力化に貢献。
